Vuonna 2018 jotakuinkin kaikki Suomen ja muiden EU/ETA-maiden IFRS-raportoijat tuskailivat uuden vuokra- ja leasingsopimusten käsittelyyn keskittyneen IFRS16-standardin monimutkaisuutta ja sen tuomia käytännön haasteita. Lääkkeeksi tähän tuskaan Fatman toi markkinoille sopimushallintapohjaisen ohjelmistoratkaisun – Frame Lease Management IFRS16:n. Frame on käytössä noin 50:llä suomalaisella IFRS16-raportoijalla ja nyt, kun ensimmäinen kokonainen raportointivuosi on takana, voidaan katsoa hieman taaksepäin ja pohtia mitä opittiin.

Ennen IFRS16-standardia fokus oli ensisijaisesti laskennassa – kuinka laskea vuokrasopimusvelka ja käyttöoikeusomaisuus? Miten ne käyttäytyvät eri muutostilanteissa? Kuinka erilaisia kertaeriä ja muita poikkaustapauksia tulisi käsitellä? Ja luonnollisesti, kuinka vastuun pituus ja diskonttokorko tulisi määritellä eri tilanteissa?

Tähän fokukseen liittyi paljon myös se, että ensimmäinenä tehtävänä oli saada vuoden 2018 loppuun mennessä aikaiseksi avaava tase ja arvio standardin vaikutuksesta vuodelle 2019. Huomattava määrä yrityksistä teki tai teetätti tämän harjoituksen jopa Excel-työkaluilla. Tähän asti kaikki oli mukavan yksinkertaista – olihan kyse lähinnä tulevaisuuden kassavirtojen nettonykyarvon laskemisesta.

Kun vuosi 2019 lähti käyntiin ja kirjauksia tuli oikeasti tehdä, alkoi todellisuus hahmottua. Ensimmäinen haaste järjestelmille oli varmistaa kirjaukset tytäryhtiöiden kirjanpitoon -sekä paikallisen kirjanpidon kirjausten kumoaminen vuokrakuluissa, ennakkovuokrista ja puruista että IFRS16-kirjauksien tekeminen tuloslaskentaan ja taselle. Koska standardi on luonteeltaan matemaattinen, eli kirjaukset eivät tule suoraan todellisista rahavirroista, syntyi niistä väkisin pyöristyseroja, joita ei kaikilla kirjaustavoilla voinut edes korjata. Myös monet muut erikoistapaukset, kuten sopimusten päättymisen huomaaminen liian myöhään, omaisuusarvojen alaskirjaukset tai vaikkapa laskennalliset verot, täytyi jokaisen yrityksen pohtia läpi niiden tullessa vastaan.

Laajentunut käyttö paljasti luonnollisesti myös järjestelmien lastentaudit. Kun useat kymmenet globaalit organisaatiot alkoivat käyttää uutta järjestelmää ensimmäistä kertaa samana päivänä, alkoi ohjelmasta löytyä aukkoja laajamittaisesta testauksesta huolimatta. Pääasiassa nämä liittyivät sellaisiin sopimusmuutoksiin, joiden ei odotettu koskaan realisoituvan tai sellaisiin ohjelmiston käyttövirheisiin, joita emme osanneet olettaa. Kevättalven 2019 ajan tuotekehityksemme painopiste oli pääosin näiden löydösten korjaamisessa.

Kesälomien jälkeen ryhdyimme keskittymään tilinpäätökseen. Kutsuimme viisi erikokoista ja eri aloilla toimivaa asiakastamme sekä KPMG:n asiantuntijat yhteiseen workshopiin miettimään, mitkä asiat tilinpäätöksen tekemisessä tulisivat olemaan heidän kannaltaan haastavimpia ja miten ohjelmistoratkaisumme voisi tukea parhaiten edessä olevien haasteiden ratkaisemisessa. Harjoituksen lopputuloksena lisäsimme ohjelman täsmäytysraporteille useita ominaisuuksia, joilla rikastimme raporttien tietosisältöä ja paransimme tiedon pilkkomismahdollisuuksia. Tavoitteenamme oli varmistaa, että tietoon pystytään tarvittaessa porautumaan aina sopimustasolle asti ja että raportit tukisivat taseen sekä tuloslaskennan lisäksi myös rahavirtapohjaista laskentaa.

Esittelimme työn tulokset 26.11.2019 järjestetyillä pääkäyttäjäpäivillä, jossa oli läsnä lähes 60 Fatman Framea IFRS16-raportointiin käyttävää asiantuntijaa. Tarkoituksenamme oli järjestää vastaava tilaisuus myös tänä keväänä, jossa olisimme käyneet läpi tilinpäätöksen tekemisessä opittua sekä lähitulevaisuuden jatkokehityssuunnitelmia. Pandemiatilanteen vuoksi jouduimme kuitenkin muuttamaan suunnitelmaamme, joten järjestämme tilaisuuden webinaarina 16.6.2020 klo 09 alkaen.

Tilinpäätöstiimiimme kuuluneen Ahlstrom-Munksjö Oyj:n Johanna Teerikangas on lupautunut esittelemään, kuinka hän käytti ohjelmaamme tilinpäätöksen täsmäytystyössä. Tarkoituksenamme on laajentaa keskustelua parhaista käyttötavoista ja pohtia, voisimmeko kehittää ohjelmaa edelleen todettujen haasteiden helpottamiseksi. Toivomme mahdollisimman monen sekä nykyisistä että tulevista asiakkaistamme osallistuvan webinaariin. Webinaarista tehdään myös tallenne, joka lähetetään kaikille ilmoittautuneille tilaisuuden jälkeen.

Ossi Talvitie, Fatmanin toimitusjohtaja