Vierumäen juuret ovat vuonna 1927 perustetussa Suomen Urheiluopistossa. Sen tehtävänä on tuottaa ja kehittää urheilun, liikunnan ja koulutuksen kansainvälisen tason palveluita. Suomen Urheiluopiston omistuksessa on noin puolet Vierumäen majoituskapasiteetista. Vierumäen Infra Oy vastaa alueen energiatuotannosta, vesihuollosta ja kiinteistöjen ylläpitopalveluista. Se myös vastaa liikuntapaikkojen huollosta ja ylläpidosta.

Vierumäen ja Fatmanin yhteistyö lähti liikkeelle, kun Vierumäen uusi omistaja kehotti kokeilemaan heillä jo ennestään käytössä olevaa Fatman Frame -huoltokirjaohjelmistoa. Esittelyn ja testikäytön myötä todettiin, että Frame vastaa tarpeisiin edellistä ohjelmistoa paremmin, joten Vierumäelle päätettiin hankkia uusi sähköinen huoltokirja SaaS-palveluna. Erityisesti käytettävyys ja toiminta sujuvasti myös mobiililaitteilla on ehdottoman tärkeää, jotta ohjelmistoa voidaan käyttää työkaluna kentällä. Lisäksi hankinnan kannalta ratkaisevaa oli, että jokaiselle kiinteistöhallinnan parissa työskentelevälle oli olemassa jokin tärkeä lisäarvoa tuova elementti, mikä helpotti oman työn tekemistä.

Huoltokirjaohjelmiston käyttöönottoa vaiheistettiin siten, että ensimmäisessä vaiheessa asiakkaan pääkäyttäjille pidettiin käyttökoulutus. Pääkäyttäjäkoulutuksen jälkeen tilaaja loi valmiiksi runsaasti sisältöä ohjelmistoon, mm. ennakkohuoltosuunnitelmiin sekä Laadunhallinta-työkaluun. Toisessa vaiheessa käyttöä lähdettiin jalkauttamaan laajemmalla rintamalla muulle organisaatiolle ja alihankkijoille.

Järjestelmän laajamittainen käyttöönotto ja jalkautus oli tilaajan edustajien vahvan sitoutumisen ja ammattitaidon sekä ohjelmiston käytettävyyden vuoksi helppoa, eikä muutosvastarintaa juurikaan kohdattu. Jalkauttamisen yhteydessä kirkastettiin vielä uudelleen yhteiset pelisäännöt, kuinka keikkojen käsittelyä jatkossa hoidetaan. Koulutusten jälkeen järjestelmän käyttö haki uomansa todella nopeasti.

Framen Laadunhallinnan sähköisten tarkastuslomakkeiden avulla pysytään koko ajan kärryillä, että siivous on kaikissa kohteissa yhtä hyvällä tasolla”.

Palvelupyyntöjen, vikailmoitusten ja muiden keikkojen reaaliaikainen seuranta on Vierumäelle erityisen arvokasta. Vikakeikat käsitellään ja kuitataan 95 % kentältä puhelimella.

”Varsinkin majoituspuolella on tärkeää, että töiden valmistumista voidaan seurata reaaliajassa. Myös siivouksen laadun varmistaminen on parantunut merkittävästi aikaisemmasta. Framen Laadunhallinnan sähköisten tarkastuslomakkeiden avulla pysytään koko ajan kärryillä, että siivous on kaikissa kohteissa yhtä hyvällä tasolla”, kertoo Vierumäen Infran tilapalvelu- ja ympäristöpäällikkö Tuuli Tukiainen.

”Asioiden hallinta on nyt meillä itsellä ja tieto on meidän omaisuuttamme. Myös kumppaneiden seurattavuus ja ohjailtavuus on parantunut.

Frameen siirtymisen myötä kiinteistöjen ylläpitopuolella työ on ollut suunnitelmallista, ja kaikki tehdyt toimenpiteet on dokumentoitu.

”Asioiden hallinta on nyt meillä itsellä ja tieto on meidän omaisuuttamme. Myös kumppaneiden seurattavuus ja ohjailtavuus on parantunut. Kumppanit tekevät niitä asioita, jotka ovat meille tärkeitä”, toteaa kiinteistö- ja hankintajohtaja Paavo Leinonen.

Vaikka käyttöönotto onkin onnistuneesti tehty ja järjestelmä jalkautettu, ei kehitysprojekti koskaan pääty täysin. Käyttöönoton jälkeen on sovittu selkeät seuraavat askeleet, miten kiinteistönhallintaa tullaan myös jatkossa parantamaan. Framen hankinta tulee jatkossa vähentämään muiden järjestelmien tarvetta, sillä yhteen järjestelmään on mahdollista saada kiinteistönhallinnan kannalta kaikki oleellinen tieto. Esimerkiksi Framen Avainhallinta-moduulin käyttöönoton myötä Vierumäellä ei ole enää tarvetta erilliselle avaintenhallintajärjestelmälle. Samaa on puhuttu myös energianhallinnan suhteen.

”Kun kaikki kiinteistöihin liittyvä data saadaan yhteen paikkaan, niin siitä pystytään laskemaan myös euromääräisiä säästöjä”.

”Kun kaikki kiinteistöihin liittyvä data saadaan yhteen paikkaan, niin siitä pystytään laskemaan myös euromääräisiä säästöjä”, lisää Tukiainen.

Myös järjestelmätoimittajan näkökulmasta projekti oli tilaajan mallisuoritus:

”Vierumäen Infran edustajat olivat erittäin ammattitaitoisia ja motivoituneita uuden järjestelmän jalkauttamisesta. Tarpeet ohjelmistotoimittajan suuntaan osattiin kommunikoida selkeästi, jolloin ratkaisuista ja vaihtoehdoista keskustelu oli aina helppoa ja nopeaa”, toteaa projektipäällikkönä toiminut Fatman Frame Toiminnanohjauksen tuoteomistaja Harri Ståhle.

Käyttäjien ja alihankkijoiden vahva sitouttaminen prosessiin sekä tilaajan oma tahtotila onnistua käyttöönottovaiheessa näkyvät lopputuloksessa selvästi.