Someron kaupunki haki vaihtoehtoja olemassa olevaan kiinteistönhoidon ohjausjärjestelmälle vuonna 2018. Uuden järjestelmän tuli olla mobiiliyhteensopiva, ja palvella kaupungin eri yhtiöiden tarpeita. Tavoitteena oli saada useampi kaupungin eri toimialoista ja yhtiöistä käyttämään keskitetysti yhtä järjestelmää.

Someron kaupunki lähti kilpailuttamaan järjestelmäänsä ja kilpailutuksen tavoitteena oli, että kaikki Someron kaupungin kiinteistöt on mallinnettu moderniin mobiilisti toimivaan kiinteistön toiminnanohjausjärjestelmään (sähköiseen huoltokirjaan), jonka avulla voidaan suunnitella, ohjata ja valvoa kiinteistöjen korjaus-, ylläpito- ja huoltotoimintaa. Tavoitteena oli myös saada kaikki kiinteistöihin liittyvä kallisarvoinen data samaan paikkaan. Fatman Framen joustavuus, kattavuus ja mobiilikäyttöisyys vakuutti asiakkaan.

Ennen Frame huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa tilanne oli, että kaikki huoltopyynnöt tulivat puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti mainitsemalla. Puhelin saattoi soida auton ratissa ja huoltopyyntö saattoi jäädä muistin varaan. Toiset huoltopyynnöt saattoivat taas hukkua muun sähköpostin tulvaan. Puhelimitse tuleva huoltopyyntö keskeytti myös aina meneillä olevan työn. Iso ongelma oli myös työpyyntöjen oikean maksajan löytäminen.

”Järjestelmän käyttöönoton myötä lisätyöpyyntöjen määrä on tehty näkyväksi. Oli yllättävää, että pyyntöjä tulee pitkälti toista tuhatta vuodessa. Edelleenkin tulee soittoja ja muita työpyyntöjä, mutta niitä ei vastaanoteta, vaan työtilaukset ohjataan tehtäväksi Fatmanin kautta, jotta kaikki saadaan näkyväksi ja raporteille.” kertoo Someron Talkkari Oy:n toimitusjohtaja Kimmo Raitanen.

Hyvin menneen käyttöönottoprojektin jälkeen palvelupyynnöt eivät enää mene ohitse, vaan jokainen palvelupyyntö kirjautuu keskitetysti järjestelmään. Järjestelmä on mahdollistanut sen, että palvelupyynnön tekijä pystyy koko ajan seuraamaan palvelupyynnön etenemistä ja sitä kautta parantanut myös asiakastyytyväisyyttä. Järjestelmän käyttöönotto on myös mahdollistanut töiden seurannan ja näkyvyyden, kuinka nopeasti työ saadaan tehtyä. Nyt myös jokaisella työpyynnöllä on selkeästi kirjattu tilaaja ja yksilöivä numero, joka selkeyttää laskutuksen hallintaa.

”Teknisen osaston perustehtävä on pitää kiinteistöjen käyttäjät tyytyväisenä. Kiinteistöillä on monia erilaisia käyttäjiä ja kaikilla käyttäjillä on erilaiset tarpeet.”

Someron kaupungin teknisen osaston vastaavan mestarin Markus Ällin mukaan teknisen osaston perustehtävä on pitää kiinteistöjen käyttäjät tyytyväisenä. Kiinteistöillä on monia erilaisia käyttäjiä ja kaikilla käyttäjillä on erilaiset tarpeet. Kiinteistöjen käyttäjille järjestelmän käyttöönotto on näkynyt parempana ja nopeampana palveluna. Jokaisella kaupungin työntekijällä on omat tunnukset järjestelmään, ja he pääsevät näkemään omien palvelupyyntöjensä etenemisen. Markus Älli nostaa järjestelmän eduksi myös työn tekemisen tehostumisen. Kun kohteelle mennään tekemään huoltotöitä, voidaan samalla kuitata myös määräaikaisia tehtäviä. Järjestelmä myös muistuttaa, että mikään asia ei jää vahingossakaan hoitamatta. Järjestelmä on helpottanut myös töiden suunnittelua, kun samalla suunnalla olevat työt voidaan hoitaa samalla kertaa. Tämä tehostaa työn tekemistä ja vähentää turhaa kulkemista.

Someron kaupungin ja Fatmanin välinen yhteistyö on sujunut hyvin. Erityisesti Markus Älli nostaa esiin Fatmanin helpdeskin toiminnan. Helpdeskistä saatu apu tulee nopeasti ja uudet käyttäjät pääsevät nopeasti kiinni järjestelmään. Myös ohjelman käyttövarmuus on ollut erinomaisella tasolla ja kaikki ohjelman päivitykset tulevat työajan ulkopuolella eivätkä ole vaikuttaneet työn tekemiseen millään tavalla.

Markus Älli nostaa Frame huollon toiminnanohjauksen parhaiksi puoliksi palvelupyyntömoduulin sekä ohjelman mobiilikäyttöisyyden. Frame on myös nykyaikainen ja moderni ohjelma, jossa kohteiden lisääminen ohjelmaan on helppoa. Ohjelman helppokäyttöisyys toteutuu myös, kun käyttäjälle ei ole näkyvissä kuin hänelle kuuluvat asiat.